Riksarkivet utför inspektioner vid statliga myndigheter över hela landet.
Enligt arkivförordningen (1991:446) ska arkiven regelbundet inspekteras. I praktiken har målsättningen därför varit att inspektioner sker minst en gång inom en femårsperiod vid varje myndighet. Dessutom kan särskilt beslut om inspektion tas på grund av andra omständigheter såsom:
En inspektion kan beröra hela arkivverksamheten inom en myndighet eller delar av den, såsom exempelvis arkivredovisning, gallring eller arkivlokaler. Inspektionen aviseras oftast i förväg, men oanmälda inspektioner förekommer också. De flesta inspektioner sker på plats i den inspekterade myndighetens lokaler, men inspektioner kan även utföras genom att myndigheten får besvara frågor per brev.
För att inspektionen ska gå att genomföra är det viktigt att myndighetspersonal med de rätta sakkunskaperna och rätt ansvar deltar. Från myndighetens sida bör den delta som är arkivansvarig och de som praktiskt arbetar med arkiven. Även en systemvetare från myndigheten bör delta för besvarande och diskussion kring IT-frågor. Från Riksarkivet brukar en eller två inspektörer delta. Ibland kan en expert inom ett visst område följa med.
Efter genomförd inspektion skriver inspektören en inspektionsrapport. Rapporten beskriver hur väl myndigheten sköter sin arkivhantering. Om brister i arkivhanteringen konstateras kan Riksarkivet besluta om rättelse i form av ett föreläggande. En myndighet som har fått ett föreläggande av Riksarkivet är skyldig att åtgärda bristerna. Riksarkivet kan också bestämma tidpunkten för när åtgärderna ska vara vidtagna. När tidpunkten har passerat kontrollerar Riksarkivet att myndigheten har redovisat vidtagna åtgärder och att bristerna är åtgärdade. Om en myndighet inte åtgärdar sina brister kan Riksarkivet besluta om en ny inspektion av myndigheten.
Klicka på länken för att se en grafisk bild av hur inspektionsärenden går till. Bilden kommer inom kort.
